Automatyzacja generowania umów dla działu kadr

Wstęp i opis sytuacji początkowej

Firmy działające w branży edukacyjnej stoją przed dużym wyzwaniem sprawnego skoordynowania swoich uczniów, wykładowców i pracowników administracji. Naszym klientem była firma Localhost Academy z sektora edukacji, w której wiele czasu i wysiłku poświęcano na powtarzalną pracę związaną z generowaniem i wysyłaniem umów dla działu kadr. Do tej pory każda umowa musiała być ręcznie kopiowana, uzupełniana odpowiednimi danymi, wysyłana w określonym czasie do konkretnych osób, które musiały dokument podpisać i odesłać dalej. Pracownicy poświęcali dużo czasu i energii na ten proces, co skutkowało spadkiem ich efektywności i większą ilością pomyłek.

Jak wdrażaliśmy automatyzację?

Współpracę rozpoczęliśmy od wspólnego warsztatu z pracownikami zaangażowanymi w proces zarządzania umowami. Dzięki temu określiliśmy ,,wąskie gardła” procesu i obszary, które w pierwszej kolejności zautomatyzujemy. Następnie przy użyciu narzędzi Make i Airtable stworzyliśmy system, który pozwolił w prosty i intuicyjny sposób zbierać dane o umowach (Airtable). Na podstawie zgromadzonych danych umowy generowały się automatycznie w formie PDF i zapisywały na Google Drive bez konieczności ręcznej pracy zespołu.

Jakie efekty automatyzacja przyniosła firmie po wdrożeniu?

Automatyzacja procesu generowania umów w Localhost Academy pozwoliła zaoszczędzić czas pracy kilku osób zaangażowanych do tej pory w ręczne zarządzanie dokumentami. Obecnie umowy generują się dwoma kliknięciami, liczba pomyłek spadła do 0, a sam proces dzieje się automatycznie. Dzięki wdrożeniu automatyzacji w konkretny obszar funkcjonowania firmy, zwiększyła się efektywność pracowników i porządek w dokumentacji. 

‍

‍

Ile zajęło nam skuteczne wdrożenie automatyzacji?

Cały proces rozwiązania problemu trwał jedynie 42 godziny, co oznacza, że już w krótkim czasie firma mogła zacząć korzystać z nowego, zautomatyzowanego systemu generowania umów.

Z jakich narzędzi korzystaliśmy?

W procesie wdrażania automatyzacji wykorzystaliśmy narzędzia takie jak Make i Airtable. Dzięki tym narzędziom, firma mogła zbierać dane o umowach w łatwy i intuicyjny sposób, a następnie generować na ich podstawie umowy na Google Drive i w PDF dla działu kadr. Narzędzia te okazały się niezwykle skuteczne i pozwoliły firmie osiągnąć znaczne korzyści z automatyzacji procesu generowania umów.

Firma Localhost Academy zautomatyzowała proces generowania i zarządzania przepływem umów. Wprowadzenie automatyzacji pozwoliło zaoszczędzić wiele godzin pracy kilku osób oraz zmniejszyć liczbę pomyłek do 0.