Automatyzacja Sukcesu Biznesowego: Jak Oszczędziliśmy 700 Godzin Pracy Miesięcznie i Zrewolucjonizowaliśmy Procesy Dzięki Webcon

Wstęp i opis sytuacji początkowej

Nasz Klient pracuje głównie z bankami oraz dużymi instytucjami finansowymi. W ramach tych kooperacji powstaje sporo inicjatyw rozwojowych, związanych np. z nowymi funkcjonalnościami w ramach oferowanych produktów. Są one inspirowane zarówno przez klientów, jak i z wewnątrz organizacji.

W momencie startu prac takich aktywnych inicjatyw było około 200. Proces był obsługiwany w 100% ręczne - za pomocą szablonu karty inicjatywy przygotowanej w Power Point. Dane dotyczące statusów poszczególnych inicjatyw były z kolei zbierane w Excelu. Obieg informacji odbywał się mailowo.

Naszym zadaniem było zbudowanie narzędzia, które pozwoli realizować obieg (workflow) tego procesu w sposób częściowo automatyczny, łącznie z modułem zarządzania zadaniami. Celem było skrócenie czasu procedowania poszczególnych inicjatyw do momentu podjęcie względem nic konkretnych decyzji biznesowych.

Jak wdrażaliśmy automatyzację?

Projekt rozpoczęliśmy od szczegółowego mapowania procesu (standard BPMN 2.0), w celu dokładnego zrozumienia jego przebiegu oraz złożoności. Na mapowanie złożyły się liczne wywiady z pracownikami operacyjnymi oraz stworzenie map procesu. Warto dodać, że proces posiadał kilka możliwych ścieżek, w zależności od typu procedowanej inicjatywy.

Dodatkowo w procesie bierze udział sporo osób o zróżnicowanych rolach, co również musiało zostać uwzględnione w zaprojektowanym rozwiązaniu. Po zakończeniu części konsultingowej przeszliśmy do wdrożenia rozwiązania, które odbywało się w dwutygodniowych sprintach.

‍

Jakie efekty automatyzacja przyniosła firmie po wdrożeniu?

Wdrożenie tego workflow wyeliminowało 60% zadań do tej pory wykonywanych ręcznie. Przed wdrożeniem czynności manualne niezbędne do obsługi procesu zabierały ok. 30% całkowitego czasu pracy w tym obszarze. Oznacza to, że nasze narzędzie pozwoliło zaoszczędzić ok. 18 % czasu w całym procesie.

Biorąc pod uwagę liczbę zaangażowanych pracowników i czas, jaki poświęcają na swoje zadania w tym obszarze, dało to wymierny efekt w postaci oszczędności 700 roboczogodzin w miesiącu w skali całej organizacji. Mato też swój wymiar mniej liczbowy, choć równie ważny - wartościowe pomysły i okazje biznesowe szybko uzyskują akceptację i są wdrażane w życie. Z kolei te ocenione negatywnie nie pochłaniają zbyt długo zasobów.

Dodatkowo, wdrożone dashboardy i cały moduł analityczny w Webcon, pozwala trafnie identyfikować wąskie gardła w procesie i optymalizować jego przebieg w celu szukania kolejnych usprawnień. Używanie dedykowanego narzędzia pozwoliło również na wyeliminowanie pomyłek i usterek związanych z niewłaściwie przesłanym plikiem, niepewnością co do wersji oraz problemy komunikacyjne pomiędzy pracownikami odpowiedzialnymi za poszczególne elementy procesu.

Ile zajęło nam skuteczne wdrożenie automatyzacji?

Etap konsultingowy - 206 h.
Etap wdrożeniowy - 5 sprintów, każdy po 400 h, łącznie 2000 h.

Z jakich narzędzi korzystaliśmy?

Webcon BPS + custom code, MS Teams, Outlook.