Oszczędność ponad 26 000 zł na jednym procesie rozliczeń i fakturowania. Case study Agencja.com

1. WSTĘP I OPIS SYTUACJI POCZĄTKOWEJ

Agencja.com to innowacyjna polska firma, która wyznacza nowe standardy w marketingu efektywnościowym dla e-commerce. Specjalizuje się w zaawansowanym wykorzystaniu technologii AI, a jej autorski zestaw narzędzi Sembot Suite umożliwia skuteczne zarządzanie kampaniami dla tysięcy produktów. Agencja współpracuje z szerokim spektrum klientów, od niewielkich sklepów po duże przedsiębiorstwa, dostosowując kampanie do indywidualnych potrzeb, co przekłada się na znaczne oszczędności i maksymalizację zysków.

‍

Agencja boryka się z wyzwaniami związanymi z różnorodnością modeli rozliczeniowych i indywidualnymi potrzebami klientów, co skutkuje skomplikowanym procesem wystawiania i wysyłania faktur. Dodatkowo, każdy klient może posiadać kilka kampanii jednocześnie, co prowadzi do jednorazowych i niezależnych upselli. Zarządzanie danymi o wynikach kampanii jest również wyzwaniem, ze względu na konieczność ręcznego zbierania tych danych przed automatyzacją.

‍

‍

‍

2. JAKIE DZIAŁANIA PODJĘLIŚMY?

Agencja.com podjęła decyzję o przeprowadzeniu kompleksowej analizy i optymalizacji swoich procesów, aby zaradzić wyzwaniom związanym z obsługą klientów i zarządzaniem kampaniami reklamowymi. Kluczowymi działaniami były:

• Automatyzacja pobierania danych rozliczeniowych: wdrożenie systemów automatycznego pobierania danych za pomocą API, co pozwoliło na redukcję czasu czynności z 20 minut do zera. To znacząco usprawniło proces analizy wyników kampanii.
• Standaryzacja modeli rozliczeniowych: Zredukowano ilość modeli rozliczeniowych z 15 do 3, co uprościło zarządzanie różnorodnymi wymaganiami klientów oraz usprawniło proces fakturacji.
• Automatyzacja windykacji: wdrożono system automatycznego wysyłania przypomnień o płatnościach, co usprawniło proces windykacji, minimalizując konieczność ręcznej interwencji.
• Automatyzacja sprawdzania salda i oznaczania statusu płatności: integracja z systemami księgowymi umożliwiła automatyczne aktualizowanie statusów płatności, co zwiększyło efektywność monitorowania finansów.
• Zarządzanie up-sellami: wprowadzenie systemu, który automatycznie rejestruje i zarządza niezależnymi upsellami dla każdego klienta, umożliwiając lepsze śledzenie i analizę dodatkowych transakcji

‍

Te zmiany zostały zaprojektowane, aby nie tylko zwiększyć efektywność operacyjną, ale również poprawić doświadczenia klientów poprzez bardziej spersonalizowaną i mniej obciążającą obsługę.

ETAP I - KONSULTING PROCESOWY

Proces konsultacyjny w Agencja.com stanowił kluczowy etap w drodze do optymalizacji i automatyzacji operacji. Oto jak został zrealizowany:

• Diagnoza obecnych procedur: konsultanci z AFB przeprowadzili szczegółową analizę istniejących systemów zarządzania kampaniami oraz procesów rozliczeniowych. Skupiono się na identyfikacji przestarzałych modeli rozliczeń i analizie zgromadzonych danych rozliczeniowych.
• Warsztaty z zespołem: zorganizowaliśmy szereg warsztatów z pracownikami Agencja.com, aby zrozumieć ich doświadczenia i oczekiwania od nowego systemu. Te sesje pozwoliły na zebranie wartościowych wglądów bezpośrednio od osób codziennie pracujących z klientami.
• Opracowanie rekomendacji: na podstawie zebranych informacji, AFB opracowała rekomendacje dotyczące eliminacji zbędnych modeli rozliczeniowych, automatyzacji procesów rozliczeniowych i windykacji, oraz optymalizacji zarządzania upsellami.
• Plan implementacji: wspólnie z zarządem Agencja.com opracowano plan implementacji zalecanych zmian, uwzględniając priorytety biznesowe oraz oczekiwany czas realizacji poszczególnych etapów.

‍

Konsultacje te ustanowiły fundamenty pod kolejne fazy projektu, zapewniając, że wdrożenie będzie odpowiednio dostosowane do specyficznych potrzeb Agencja.com.

‍

ETAP II - WDROŻENIE TECHNOLOGICZNE AUTOMATYZACJI

Etap wdrożenia technologicznej automatyzacji w Agencja.com obejmował kilka kluczowych inicjatyw, które miały na celu usprawnienie i automatyzację procesów wewnętrznych firmy:

1. Automatyzacja pobierania danych rozliczeniowych: implementacja interfejsów API z narzędziami takimi jak Google Ads i Facebook Ads, które umożliwiły automatyczne pobieranie danych o wynikach kampanii. Dzięki temu zespół Agencja.com mógł skupić się na analizie i optymalizacji kampanii bez konieczności ręcznego zbierania danych.
2. Unifikacja modeli rozliczeniowych: wdrożenie nowego systemu rozliczeń, który zredukował ilość modeli rozliczeniowych z 15 do 3. Nowy system zapewniał większą przejrzystość i łatwość w zarządzaniu finansami, a także ułatwiał szybsze i bardziej efektywne wystawianie faktur.
3. Automatyzacja procesów windykacyjnych: zastosowanie automatycznych narzędzi do wysyłania przypomnień o płatnościach i monitorowania statusów płatności, co znacząco przyspieszyło proces windykacji i zmniejszyło ilość zaległości płatniczych.
4. Zarządzanie up-sellami: rozwój systemu, który automatycznie identyfikował i rejestrował upselle, umożliwiając lepsze zarządzanie ofertami dodatkowymi i ich efektywniejsze wykorzystanie w strategiach sprzedażowych.

‍

Wdrożenie tych rozwiązań technologicznych znacząco przyczyniło się do poprawy efektywności operacyjnej Agencja.com, umożliwiając lepsze wykorzystanie zasobów i zwiększenie skuteczności prowadzonych kampanii marketingowych.

‍

5. JAKIE EFEKTY OSIĄGNĘLIŚMY?

Automatyzacja i optymalizacja procesów w Agencja.com przyniosły znaczące korzyści, które obejmują:

• Znacząca redukcja czasu procesów: całkowity czas potrzebny na zarządzanie rozliczeniami i fakturowaniem został skrócony z 48 roboczogodzin do 9 roboczogodzin miesięcznie. Automatyzacja zadań, które wcześniej były wykonywane ręcznie, uwolniła zasoby, które teraz mogą być wykorzystane do bardziej wartościowych działań analitycznych i strategicznych.
• Oszczędności kosztów: koszty operacyjne związane z zarządzaniem rozliczeniami zmniejszyły się z 2 850 zł do 650 zł miesięcznie. Oszczędności te w skali roku, sumują się do 26 400 zł, co stanowi znaczącą ulgę dla budżetu firmy.
• Redukcja błędów i poprawa skalowalności: automatyzacja wprowadziła mniejszą podatność na błędy, wynikające z ręcznego przetwarzania danych. Ulepszony system pozwala na łatwiejsze skalowanie operacji bez dodatkowego ryzyka pomyłek, co jest kluczowe w kontekście dynamicznie rosnącej liczby kampanii i klientów.
• Lepsze zarządzanie up-sellami i windykacją: nowe narzędzia do zarządzania up-sellami oraz automatycznej windykacji poprawiły skuteczność tych procesów, zwiększając przychody ze sprzedaży dodatkowych usług oraz efektywność odzyskiwania należności.

‍

Te zmiany nie tylko przyniosły bezpośrednie korzyści finansowe, ale także wpłynęły na poprawę satysfakcji klientów i pracowników, dzięki bardziej płynnym i mniej błędogennym procesom.

‍

‍

‍

6. Z JAKICH NARZĘDZI KORZYSTALIŚMY?

W trakcie realizacji projektu, Agencja.com skorzystała z następujących narzędzi:

• Sembot: kluczowe narzędzie do automatyzacji i zarządzania kampaniami reklamowymi, które umożliwia efektywną optymalizację działań marketingowych.
• Google Ads i Facebook Ads: zintegrowane z Sembotem za pośrednictwem API, te platformy dostarczały danych niezbędnych do analiz i raportowania.
• Google Analytics: narzędzie analityczne, które dostarczało insights dotyczących efektywności kampanii.
• Fakturownia: używane do automatyzacji procesów fakturacji, co znacząco usprawniło wydajność i precyzję finansową.
• Bubble: platforma do tworzenia aplikacji bez kodowania, która mogła być używana do wewnętrznego zarządzania danych i procesów.

‍