Klient
Naszym Klientem była firma specjalizująca się w produkcji i sprzedaży zaawansowanych agregatów prądotwórczych oraz magazynów energii. Ze względu na strategiczny charakter projektu Klient chciał pozostać anonimowy.
Wstęp i opis sytuacji początkowej
Początkowo firma zmagała się z czasochłonnym procesem manualnej analizy dokumentacji przetargowej. Zespół poświęcał znaczną ilość czasu na przeglądanie obszernych specyfikacji w celu wydobycia kluczowych informacji (wymagań technicznych, terminów, kryteriów), co spowalniało decyzje o przystąpieniu do przetargów i ograniczało efektywność.
Wdrożenie pierwszej wersji narzędzia automatyzującego analizę za pomocą AI (generowanie "fiszek") przyniosło znaczną poprawę. Jednak sukces ten ujawnił nowe potrzeby i potencjał dalszej optymalizacji. Klient zdał sobie sprawę, że samo przyspieszenie analizy to za mało. Potrzebne było zintegrowane środowisko do zarządzania całym cyklem życia przetargu – od jego rejestracji, przez analizę i decyzję, aż po śledzenie statusu oferty, monitorowanie wyników i efektywności zespołu.
Jakie działania podjęliśmy?
W odpowiedzi na ewoluujące potrzeby Klienta, zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompleksową, platformę webową, rozwijaną w dwóch kluczowych fazach:
- Faza 1 - rdzeń analityczny AI. Skupienie na rozwiązaniu pierwotnego problemu poprzez stworzenie aplikacji do zarządzania dokumentacją przetargową i implementację modułu opartego o OpenAI (API Asystenta, baza wektorowa) do automatycznego generowania podsumowań ("fiszek") z kluczowymi informacjami z dokumentów. Dodano również funkcję eksportu fiszek do formatu DOCX (za pomocą niestandardowego pluginu JavaScript).
- Faza 2 - rozbudowa do platformy zarządzania procesem. Rozszerzenie funkcjonalności o kompleksowe narzędzia do zarządzania cyklem życia przetargu, monitorowania efektywności i usprawnienia przepływu pracy. Wszystko oparte o platformę Bubble.
Kluczowe funkcjonalności platformy (po obu fazach)
- Centralne repozytorium danych przetargowych
Jedno, uporządkowane miejsce do przechowywania wszystkich informacji i dokumentacji związanej z przetargami. - Inteligentna analiza dokumentów
System automatycznie wyciąga i porządkuje kluczowe informacje z dokumentacji przetargowej, zwiększając szybkość i precyzję pracy zespołu. - Zarządzanie procesem ofertowania
Platforma pozwala na pełne monitorowanie i kontrolowanie statusu przetargów oraz wymusza dobre praktyki związane z dokumentowaniem decyzji. - Rozszerzone informacje o przetargach
Oprócz danych podstawowych użytkownicy mogą łatwo uzupełniać dodatkowe informacje (produkty, ceny, zwycięzcy, uwagi), co ułatwia analizę i podejmowanie decyzji. - Widok zarządczy
Specjalny dashboard umożliwia szybkie przeglądanie całego portfela przetargów i monitorowanie kluczowych wskaźników. - System zarządzania prowizjami
Wbudowany mechanizm automatyzujący przypisywanie prowizji na poziomie użytkownika i konkretnego przetargu. - Moduł raportowania KPI
Zaawansowane raporty efektywności, które dostarczają kompleksowego obrazu skuteczności działań zespołu. - Automatyczne przypomnienia
Powiadomienia o zbliżających się lub przekroczonych terminach ofert, pomagające unikać przegapienia kluczowych okazji. - Zarządzanie użytkownikami i dostępami
Elastyczny system ról i uprawnień, pozwalający dostosować dostęp do funkcji i danych w zależności od roli w organizacji. - Eksport dokumentów
Możliwość generowania podsumowań i raportów w formie plików edytowalnych, przyspieszających pracę administracyjną.
Jakie efekty osiągnęliśmy?
Wdrożenie i ewolucja platformy przyniosły naszemu Klientowi wymierne korzyści na wielu poziomach:
- Drastyczne skrócenie czasu analizy i decyzji. Automatyzacja analizy dokumentacji (Faza 1) i usprawniony dostęp do danych (Faza 2) znacząco przyspieszyły proces oceny przetargów, skracając czas analizy o 70%.
- Pełna kontrola i widoczność procesu przetargowego. Centralizacja danych, system statusów i dashboard zapewniają kompleksowy wgląd w cały lejek przetargowy w czasie rzeczywistym.
- Zwiększona efektywność i przepustowość zespołu. Automatyzacja powtarzalnych zadań i usprawniony przepływ pracy pozwalają zespołowi obsługiwać więcej przetargów i skupić się na działaniach strategicznych.
- Zarządzanie oparte na danych (data-driven). Moduł raportowania KPI dostarcza kluczowych wskaźników do oceny wydajności, identyfikacji trendów, wąskich gardeł i podejmowania świadomych decyzji zarządczych.
- Poprawa jakości i redukcja ryzyka. Kontrolowany proces, wymóg uzasadnień i automatyczne alerty minimalizują ryzyko błędów ludzkich, przeoczeń i nieterminowości.
- Większa odpowiedzialność i transparentność. Śledzenie działań i wyników na poziomie użytkownika buduje kulturę odpowiedzialności.
- Elastyczność i skalowalność. Możliwości konfiguracji pozwalają dostosować system do bieżących i przyszłych potrzeb firmy.
- Solidny fundament pod dalszy rozwój. Architektura i wdrożone mechanizmy umożliwiają łatwe dodawanie kolejnych funkcjonalności (np. zaawansowany scoring przetargów).
Z jakich technologii korzystaliśmy?
- Platforma Bubble.io - środowisko no-code/low-code do budowy aplikacji webowej.
- Platforma OpenAI - API Asystenta, modele GPT, baza wektorowa do analizy AI.
- JavaScript - tworzenie niestandardowego pluginu Bubble (eksport do DOCX).
Podsumowanie
Projekt platformy AI do zarządzania procesami przetargowymi jest przykładem udanej transformacji cyfrowej. Zaczynając od głębokiego zrozumienia problemu biznesowego, poprzez projekt technologiczny, aż do wdrożenia, system ewoluował w kompleksowe narzędzie dla strategicznego procesu biznesowego Klienta. Zintegrowane podejście, łączące automatyzację analizy z zaawansowanym zarządzaniem i analityką, dało Klientowi pełną kontrolę, zwiększyło efektywność operacyjną i umożliwiło podejmowanie decyzji biznesowych w oparciu o rzetelne dane.
