Oszczędziliśmy ponad 100 tys. zł rocznie dzięki automatyzacji procesów handlowych w e-Commerce

WSTĘP I OPIS SYTUACJI POCZĄTKOWEJ

W naszej najnowszej realizacji projektu mieliśmy przyjemność współpracować z firmą działającą w branży e-commerce, która do tej pory polegała na tradycyjnych metodach obsługi zamówień. Klient ten zarządzał sprzedażą przez różne platformy, w tym Allegro, OLX, oraz własną stronę internetową. Wyzwanie polegało na obsłudze 80% zamówień telefonicznych, z płatnością za pobraniem, co wymagało intensywnej, ręcznej pracy. Procesy te były czasochłonne, angażując pracowników w manualne wprowadzanie danych do współdzielonego pliku Excel, organizowanie wysyłki, zarządzanie płatnościami, komunikację z klientami oraz codzienną aktualizację cen i stanów magazynowych.

JAKIE DZIAŁANIA PODJĘLIŚMY?

Proces współpracy został podzielony na dwa, zasadnicze etapy, zgodne zresztą z naszym podejściem opartym o łączenie optymalizacji procesów i wdrożeń automatyzacyjnych. Wyglądało to następująco:

ETAP I - konsulting procesowy

1. Modelowanie obecnego procesu realizacji zamówienia (AS - IS)

‍

‍

1. Analiza procesu - kluczowe dane:

• liczba osób zaangażowanych w proces: 3
• liczba zamówień miesięcznie: 140
• czas obsługi jednego zamówienia: 52 minuty
• miesięczny koszt procesu dla firmy: 11 700 zł

‍

            2. Wdrożone usprawnienia procesu:

• zwiększenie możliwości opłacania zamówień na koniec miesiąca w sposób zbiorczy u jak największej liczby dostawców
• standaryzacja reguły wyboru kurierów
• standaryzacja reguły i szablony wiadomości email wysyłanych do klientów
• rozszerzenie współpracy z dostawcami o dostęp do API ich systemów zamówień
• segmentacja zamówień na małe (70% całości), średnie (20% całości) i duże (10% całości)
• projekt automatyzacji obsługującej zamówienia małe i średnie, a więc 90% całości. Zamówienia duże często były również niestandardowe, nie spełniały zatem kryteriów kwalifikacji  do automatyzacji.

        3. Symulacja przyszłego procesu (TO - BE)

‍

‍

ETAP II - wdrożenie technologiczne automatyzacji

1. Wdrożenie narzędzia pozwalające na obsługę wszystkich kanałów sprzedaży (wybrano Baselinker).
2. Zbudowanie skryptów, pobierających stany magazynowe i ceny od dostawców w określonym interwale czasowym (stany - 15 minut, ceny - raz dziennie)
3. Zbudowanie skryptów, obsługujących API dostawców w zakresie składania zamówień (tam, gdzie dostawca ma takie API, w pozostałych obsługa dostarczanego pliku csv).
4. Zbudowanie skryptów, tworzących ustandaryzowaną wiadomość email z zamówieniem do pozostałych dostawców.
5. Zbudowanie skryptów, tworzących paczki w Baselinker według określonych reguł biznesowych - obsługa 2 firm kurierskich (DPD i Geis).
6. Zbudowanie skryptów, dzielących paczki na 3 kategorie według ustalonych reguł biznesowych (małe, duże, trudne). Realnie nie jest możliwe zautomatyzowanie 100% ruchu w firmie z uwagi na sytuacje skrajne (w jednym zamówieniu znajdują się produkty od kilku dostawców, co bardzo komplikuje proces tworzenia paczki).

JAKIE EFEKTY OSIĄGNĘLIŚMY?

Po wdrożeniu rozwiązania i rozpoczęciu pomiarów, wskaźniki okazały się następujące:

• liczba osób zaangażowanych w proces: 1
• czas obsługi jednego zamówienia: 9 minut
• miesięczny koszt procesu dla firmy: 3 055 zł (uwzględnia już koszt utrzymania narzędzia Baselinker - 1000 zł miesięcznie)

Symulując oszczędności w ujęciu rocznym, kształtują się one na poziomie 103 740 zł (11 700 zł - 3 055 zł x 12 miesięcy).

Z JAKICH NARZĘDZI KORZYSTALIŚMY?

Baselinker, AWS, Make, serwer FTP.

‍